Selbstständig, aber planlos bei Steuern & Co.?
Du willst ein Unternehmen gründen oder bist schon selbstständig – aber die Themen Steuern, Buchhaltung und Finanzamt bereiten dir Kopfzerbrechen?
Dann bist du hier richtig: Auf Tax Know How findest du verständliche Erklärungen, praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen und ehrliche Tipps aus dem Alltag.
Für Gründer:innen, Freiberufler und Selbstständige, die nicht nur loslegen, sondern auch durchblicken wollen.
Wenn du dein Unternehmen gegründet hast – sei es als Einzelunternehmer, Freiberufler oder GbR – ist einer der ersten und wichtigsten Schritte die steuerliche Erfassung beim Finanzamt. Ohne sie bekommst du keine Steuernummer, kannst keine Rechnungen schreiben und darfst dein Gewerbe steuerlich nicht offiziell betreiben. In diesem Beitrag erfährst du Schritt für Schritt, was du tun musst, welche Angaben verlangt werden und worauf du achten solltest.
Die steuerliche Erfassung ist ein Fragebogen, den du beim Finanzamt einreichen musst, sobald du gewerblich oder freiberuflich tätig wirst. Er ist die Grundlage dafür, dass das Finanzamt dich als Unternehmer anerkennt und dir eine Steuernummer zuteilt.
Seit einiger Zeit erfolgt die Übermittlung ausschließlich elektronisch über ELSTER.
Gewerbetreibende: Nach der Gewerbeanmeldung erhältst du automatisch Post vom Finanzamt.
Freiberufler: Müssen sich eigenständig beim Finanzamt melden und den Fragebogen ausfüllen.
Gesellschaften (z. B. GbR, UG, GmbH): Auch hier muss eine steuerliche Erfassung erfolgen – zusätzlich für die Gesellschafter persönlich.
Du findest ihn im ELSTER-Portal unter:
www.elster.de → "Mein ELSTER" → "Formulare" → "Fragebogen zur steuerlichen Erfassung"
Voraussetzung: Du brauchst ein Benutzerkonto bei ELSTER (Registrierung kann 1–2 Wochen dauern).
Der Fragebogen ist umfangreich, aber nicht kompliziert. Die wichtigsten Punkte:
Persönliche Daten (Name, Adresse, Kontaktdaten)
Angaben zur Tätigkeit (Was machst du? Bspw. "Grafikdesign für Geschäftskunden")
Startdatum der Tätigkeit
Bankverbindung für Steuererstattungen
Angaben zur Gewinnermittlung (i. d. R. Einnahmen-Überschussrechnung – EÜR)
Umsatz- und Gewinnerwartung für das laufende und folgende Jahr
Beantragung einer Umsatzsteuer-ID (optional, aber sinnvoll bei Geschäftskunden)
Angabe zur Kleinunternehmerregelung (Ja/Nein – mit Konsequenzen!)
Nach dem Absenden über ELSTER prüft das Finanzamt deine Angaben. Du erhältst dann:
Deine Steuernummer per Post
Ggf. Rückfragen oder Hinweise, wenn etwas unklar ist
Die Bearbeitungszeit liegt meist bei 1–4 Wochen, je nach Finanzamt und Auslastung.
Falsche oder zu niedrige Umsatzangaben → kann zu Problemen mit der Kleinunternehmerregelung führen
Keine Umsatzsteuer-ID beantragt → schlecht bei Geschäftskunden mit Sitz im EU-Ausland
Unklare Tätigkeitsbeschreibung → kann Rückfragen oder sogar Ablehnung der Freiberuflichkeit auslösen
Tipp: Beschreibe deine Tätigkeit so konkret und fachlich klar wie möglich, z. B. statt „IT-Dienstleistungen“ besser „Beratung und technische Umsetzung von Webprojekten für Unternehmen“.
| Freiberufler | Gewerbetreibende | |
|---|---|---|
| Gewerbeanmeldung? | Nein | Ja |
| Steuerliche Erfassung | Pflicht | Pflicht |
| Umsatzsteuer-ID | Optional | Empfohlen |
| EÜR erlaubt? | Ja | Ja |
| Gewerbesteuer? | Nein | Ja (ab Freibetrag 24.500 €) |
Bei der steuerlichen Erfassung entscheidest du, ob du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen willst:
Wenn ja, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen und abführen, darfst aber auch keine Vorsteuer abziehen.
Wenn nein, bist du umsatzsteuerpflichtig, musst regelmäßig Voranmeldungen abgeben, kannst aber auch Vorsteuer geltend machen.
Diese Entscheidung bindet dich für mindestens 5 Jahre – überlege also gut und rechne durch.
Gehe auf www.elster.de und klicke auf „Benutzerkonto erstellen“
Wähle die Authentifizierungsmethode (z. B. Zertifikatsdatei)
Gib deine Daten ein und beantrage den Aktivierungscode
Nach Erhalt per Post kannst du dein Konto aktivieren (dauert 7–14 Tage)
Tipp: Richte dein ELSTER-Konto frühzeitig ein, da du es regelmäßig brauchst – auch für Umsatzsteuervoranmeldungen oder EÜR-Abgabe.
Die steuerliche Erfassung ist ein Pflichtschritt für jeden, der selbstständig oder gewerblich tätig sein möchte. Sie legt den Grundstein für deine steuerliche Behandlung, deine Steuernummer und deine Pflichten gegenüber dem Finanzamt. Auch wenn der Fragebogen umfangreich wirkt – mit etwas Vorbereitung ist er gut zu meistern. Und wenn du unsicher bist, frag jemanden, der sich auskennt – zum Beispiel deinen Steuerberater.
Hinweis: Die Angaben hier ersetzen keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
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