Selbstständig, aber planlos bei Steuern & Co.?
Du willst ein Unternehmen gründen oder bist schon selbstständig – aber die Themen Steuern, Buchhaltung und Finanzamt bereiten dir Kopfzerbrechen?
Dann bist du hier richtig: Auf Tax Know How findest du verständliche Erklärungen, praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen und ehrliche Tipps aus dem Alltag.
Für Gründer:innen, Freiberufler und Selbstständige, die nicht nur loslegen, sondern auch durchblicken wollen.
Viele Selbstständige bekommen schon bei dem Wort "Umsatzsteuer" weiche Knie – dabei ist das Thema gar nicht so kompliziert, wenn man es einmal verstanden hat. In diesem Beitrag erkläre ich dir leicht verständlich, was Umsatzsteuer ist, wie das mit der Vorsteuer funktioniert, was es mit dem Reverse-Charge-Verfahren auf sich hat und welche aktuellen Regeln ab 2025 gelten. Damit du sicher durchs Steuerlabyrinth kommst!
Die Umsatzsteuer (oft umgangssprachlich Mehrwertsteuer genannt) ist eine Steuer, die auf fast alle Verkäufe und Dienstleistungen in Deutschland erhoben wird. Wenn du als Unternehmer Rechnungen schreibst, musst du in der Regel Umsatzsteuer auf den Preis aufschlagen – aktuell 19 % (Regelsatz) oder 7 % (ermäßigter Satz, z. B. für Bücher, Lebensmittel).
Das bedeutet: Du bist derjenige, der die Steuer einsammelt, aber der Endverbraucher zahlt sie. Du leitest die eingenommene Umsatzsteuer dann regelmäßig ans Finanzamt weiter.
Wichtig: Kleinunternehmer, die die Kleinunternehmerregelung nutzen, sind von der Umsatzsteuer befreit – dürfen aber auch keine Vorsteuer abziehen.
Die Vorsteuer ist die Umsatzsteuer, die du selbst beim Einkauf von Waren oder Dienstleistungen zahlst. Ein Beispiel: Du kaufst Software für dein Business für 119 € (100 € netto + 19 € Umsatzsteuer). Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer kannst du diese 19 € vom Finanzamt zurückholen, indem du sie mit der Umsatzsteuer, die du von deinen Kunden kassierst, verrechnest.
Am Ende führst du nur die Differenz ans Finanzamt ab:
Eingenommene Umsatzsteuer (von Kunden)
Minus gezahlte Vorsteuer (bei Lieferanten/Einkäufen)
Das nennt man "Vorsteuerabzug" – ein großer Vorteil, den Kleinunternehmer übrigens nicht haben.
Das Reverse-Charge-Verfahren greift, wenn du Dienstleistungen oder Waren aus dem Ausland beziehst oder an Unternehmen im EU-Ausland lieferst. Hier wird die Umsatzsteuer nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger abgeführt.
Ein Beispiel:
Du beauftragst einen Grafiker aus Frankreich.
Der stellt dir eine Netto-Rechnung ohne Umsatzsteuer.
Du musst in Deutschland die Umsatzsteuer selbst anmelden und abführen (aber gleichzeitig als Vorsteuer abziehen, wenn du vorsteuerabzugsberechtigt bist).
Praxis-Tipp: Achte darauf, dass deine Rechnungen bei Auslandsgeschäften korrekt formuliert sind – mit Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren und deiner Umsatzsteuer-ID.
Ab 1. Januar 2025 gelten neue Schwellenwerte für die Verpflichtung zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA) in Deutschland. Diese richten sich nach der Umsatzsteuerzahllast des Vorjahres (also für 2025 nach den Zahlen aus 2024).
Neue Schwellen ab 2025:
Mehr als 9.000 € Zahllast → monatliche UStVA.
Mehr als 2.000 €, aber maximal 9.000 € → vierteljährliche UStVA.
Bis 2.000 € → Befreiung möglich, nur jährliche Erklärung.
Wichtig: Im Jahr der Neugründung schaut das Finanzamt auf die voraussichtliche Steuerlast. Liegt diese über 9.000 €, musst du monatlich abgeben; liegt sie darunter, reicht vierteljährlich.
Die Frist zur Abgabe bleibt unverändert: immer bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldezeitraums. Wenn du eine Dauerfristverlängerung beantragt hast, verlängert sich die Abgabefrist um einen Monat.
Kleinunternehmerregelung: Ab 2025 darf der Umsatz im Vorjahr maximal 25.000 € betragen haben, und im laufenden Jahr darf er 100.000 € nicht überschreiten, um die Regelung nutzen zu können.
Ja, Umsatzsteuer ist kein Lieblingsthema – aber sie gehört nun mal zum Unternehmerdasein dazu. Wenn du verstehst, wie sie funktioniert, kannst du Risiken minimieren und sicherer mit deinen Finanzen umgehen.
Mein Tipp: Kümmere dich frühzeitig um saubere Rechnungen, eine gute Belegablage und nutze Tools, die dir die Arbeit erleichtern. Wenn du unsicher bist, frag deinen Steuerberater oder hol dir Hilfe – bevor das Finanzamt sich meldet!
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