Selbstständig, aber planlos bei Steuern & Co.?
Du willst ein Unternehmen gründen oder bist schon selbstständig – aber die Themen Steuern, Buchhaltung und Finanzamt bereiten dir Kopfzerbrechen?
Dann bist du hier richtig: Auf Tax Know How findest du verständliche Erklärungen, praktische Schritt-für-Schritt-Anleitungen und ehrliche Tipps aus dem Alltag.
Für Gründer:innen, Freiberufler und Selbstständige, die nicht nur loslegen, sondern auch durchblicken wollen.
Viele Selbstständige und Gründer fragen sich: Was darf ich als Betriebsausgabe absetzen? Wo fängt es an, wo hört es auf? Welche Regeln gibt es? Und wie sorge ich dafür, dass ich am Ende nicht zu viel bezahle oder Fehler mache? In diesem Beitrag bekommst du eine umfassende Übersicht darüber, was als Betriebsausgabe gilt, wie du diese korrekt dokumentierst und wie du deinen Gewinn so optimierst, dass dir keine wichtigen Steuervorteile entgehen. Ziel: maximaler Mehrwert für dich und deine Steuererklärung – praxisnah und verständlich.
Betriebsausgaben sind alle Kosten, die betrieblich veranlasst sind. Das bedeutet: Alle Ausgaben, die notwendig oder üblich sind, um deine Einnahmen zu erzielen, dürfen steuermindernd geltend gemacht werden.
Das ist gesetzlich in §4 Abs. 4 EStG geregelt: „Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.“ Klingt juristisch, heißt aber praktisch: Alles, was du fürs Geschäft brauchst und bezahlst, darf abgezogen werden – solange es belegt ist und nachvollziehbar bleibt.
Wichtig: Private Kosten sind tabu! Auch private Anteile (z. B. beim Auto, Telefon, Internet) müssen sauber herausgerechnet werden.
Hier eine Übersicht, welche Kosten du als Selbstständiger typischerweise absetzen kannst:
✅ Bürokosten: Miete für ein externes Büro, Reinigung, Strom, Wasser, Heizung.
✅ Arbeitszimmer (anteilig): Wenn du von zu Hause aus arbeitest, kannst du unter bestimmten Bedingungen die Kosten anteilig geltend machen.
✅ Telefon & Internet: Geschäftliche Anteile an Festnetz, Handy und Internet.
✅ Büromaterial & Ausstattung: Papier, Drucker, Ordner, Stifte, aber auch Büromöbel, Laptop, Software.
✅ Reisekosten: Fahrten zu Kunden, Geschäftspartnern, Veranstaltungen; Bahn-, Flug- und Taxikosten; Verpflegungsmehraufwand; Hotelkosten.
✅ Fahrzeugkosten: Benzin, Leasing, Versicherung, Reparaturen (anteilig, wenn privat mitgenutzt).
✅ Werbung & Marketing: Anzeigen, Websitekosten, Visitenkarten, Social Media, Werbegeschenke.
✅ Beratung & Weiterbildung: Seminare, Coaching, Fachliteratur, Steuerberater, Rechtsanwalt.
✅ Versicherungen: Berufshaftpflicht, Betriebsunterbrechungsversicherung, Sachversicherungen.
✅ Beiträge & Gebühren: IHK/HWK-Beiträge, Kammerbeiträge, Berufsverbände.
Praxis-Tipp: Hebe jeden Beleg auf – auch digitale Rechnungen – und dokumentiere den geschäftlichen Bezug.
Es gibt auch klare Grenzen. Nicht absetzbar sind:
Private Lebenshaltungskosten (Miete für die Wohnung, private Versicherungen, private Einkäufe).
Strafzettel und Bußgelder.
Geldstrafen.
Luxusausgaben ohne Geschäftsbezug.
Bei gemischten Kosten (z. B. Auto, Handy, Reisen mit privatem Anteil) musst du den privaten Teil sauber rausrechnen.
Ein häufiges Thema ist das häusliche Arbeitszimmer. Du kannst es absetzen, wenn:
Es ein abgeschlossener Raum ist, der fast ausschließlich beruflich genutzt wird. (mindestens 90% betriebliche Nutzung des Raumes)
Dir kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung steht.
Die Kosten, die anteilig geltend gemacht werden können, umfassen Miete, Nebenkosten, Reinigung, Strom, Heizung. Berechnet wird nach der Quadratmeterzahl des Zimmers im Verhältnis zur Gesamtwohnfläche.
Beispiel: Wohnung 100 m², Arbeitszimmer 15 m² → 15 % der Kosten.
Anschaffungen, die mehr als 800 € netto kosten (z. B. Computer, Möbel, Maschinen), musst du über die Nutzungsdauer abschreiben. Das heißt, du setzt nicht den gesamten Preis im Jahr der Anschaffung ab, sondern verteilst die Kosten auf mehrere Jahre.
Beispiel: Ein Schrank für 1.300 € netto mit einer Nutzungsdauer von 13 Jahren → jährlich 100 € absetzbar.
Für Kleingeräte (bis 800 € netto) gilt die Sofortabschreibung: Diese kannst du im Jahr der Anschaffung vollständig geltend machen.
Das Finanzamt will Nachweise sehen. Deshalb gilt:
Hebe alle Belege und Rechnungen auf (Papier oder digital).
Dokumentiere geschäftliche Fahrten und Reisen in einem Fahrtenbuch oder Reisekostenabrechnung.
Halte private und betriebliche Ausgaben getrennt (z. B. mit getrennten Konten).
Notiere bei gemischten Ausgaben (z. B. Telefon) den geschätzten geschäftlichen Anteil.
Praxis-Tipp: Nutze eine Buchhaltungssoftware, die dir die Belegverwaltung erleichtert und Auswertungen automatisch erstellt.
Betriebsausgaben sind die einfachste Form, deine Steuerlast zu senken. Jeder Euro, den du als Betriebsausgabe geltend machst, reduziert deinen Gewinn – und damit die Basis, auf die Einkommensteuer, Gewerbesteuer und ggf. Kirchensteuer berechnet werden.
Beispiel: Gewinn vor Betriebsausgaben: 50.000 €; Betriebsausgaben: 10.000 € → steuerpflichtiger Gewinn: 40.000 €.
Aber Achtung: Mehr Ausgaben heißt nicht automatisch, dass du am Ende mehr Geld übrig hast. Prüfe, ob Ausgaben sinnvoll, notwendig und für dein Business nützlich sind.
Belege fehlen oder sind unvollständig.
Private Kosten werden als betriebliche Kosten angesetzt.
Große Investitionen werden nicht richtig abgeschrieben.
Einnahmen/Ausgaben nicht zeitnah gebucht.
Kein Überblick über laufende Kosten.
Praxis-Tipp: Schaffe dir feste Buchhaltungsroutinen – z. B. einmal pro Woche alle Belege einpflegen und prüfen.
Ab 2025 gibt es keine grundlegenden Änderungen bei den Betriebsausgaben – aber: Durch die neuen Umsatz- und Gewinngrenzen (800.000 €/80.000 €) fallen mehr Unternehmen unter die vereinfachte Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Diese erlaubt es, Betriebsausgaben einfach nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip zu erfassen.
Wichtig bleibt aber: Auch bei der EÜR musst du sorgfältig dokumentieren. Belege, Abschreibungen und private Anteile müssen sauber ausgewiesen werden.
Wer seine Betriebsausgaben kennt, dokumentiert und sinnvoll nutzt, kann legal Steuern sparen und seine Liquidität verbessern. Nutze die Möglichkeiten, die dir das Steuerrecht gibt – aber mach es sauber, ordentlich und mit System.
Wenn du unsicher bist, was genau du absetzen darfst oder wie du deine Buchhaltung aufbauen solltest, helfe ich dir gerne weiter. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass du deine Steuern im Griff hast – und dich auf das konzentrieren kannst, was dir wichtig ist: dein Business!
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